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GTD (Getting Things Done) – S’organiser pour réussir

 

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S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress

 

Getting Things Done – S’organiser pour réussir » : Pour être efficace, il est nécessaire d’avoir l’esprit clair comme de l’eau de roche ; pour cela il faut le désencombrer de toutes ses pensées parasites qui viennent nous distraire en permanence, ce qu’il est possible de faire en plaçant dans un système externe automatisé toutes les choses que nous devons ou voulons faire, pour décharger notre cerveau de l’obligation d’y penser – chose qu’il fait mal, sans aucune gestion des priorités et sans la conscience du moment propice pour le faire.

Par David Allen, 272 pages, publié en 2001. Titre original : Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity

La méthode GTD est célèbre aux États-unis, un best-seller avec de nombreuses ressources qui lui sont consacrées sur le web, articles dans pas mal de blog et des logiciels comme evernote, todoist …

 

 

DAVID ALLEN, L’auteur consultant spécialiste de la productivité en entreprise depuis plus de 20 ans, il nous informe que le monde du travail a évolué et que les gestionnaires ont souvent une multitude de tâches à exécuter presque simultanément

Sa méthode.

Première partie : L’art de bien faire les choses

 

Chapitre 1 : Nouvelles réalités, nouvelles pratiques

 

  1. Recenser toutes les tâches que nous avons à accomplir (maintenant ou plus tard ou un jour) et les intégrer à un système cohérent et fiable.
  2. Prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui nous incombe. Avec l’esprit clair et désencombré, vous pourrez travailler plus efficacement et sans stress.

 

Chapitre 2 : Diriger votre vie : cinq étapes pour maîtriser le flux du travail

 

Il y a cinq étapes à parcourir pour gérer notre travail :

1.Collecter les sujets qui retiennent l’attention.

Recenser la totalité des tâches incomplètes

Collecter les grâce à des outils (corbeille à courrier, supports papier, supports électroniques … )

Les conditions pour biens réussir :

  • Tout affaire en suspend doit être intégrés à votre systèmes.
  • Ne pas avoir beaucoup de boite de collecte (personnellement j’en ai 3).
  • Vous devez les vider régulièrement.

2.Traiter le contenu des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent (une image qui résume le tout)

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  1. Organiser les actions concrètes à exécuter

David Allen propose un schéma simple d’action pour le traitement et l’organisation de toutes les tâches de votre boîte d’entrée

Ce schéma de fonctionnement vous permettra de traiter immédiatement toute nouvelle tâche en l’intégrant à votre système. Une règle à retenir qui peut décupler à elle seule votre efficacité : si une tâche demande moins de deux minutes pour être accomplie, faites-la immédiatement.

  1. Revoir les actions et évaluer les options

David Allen recommande de faire un examen hebdomadaire systématique qui permettra de valider la suite et de prendre du recul.

  1. Action en fonction des options choisies

Trois modèles pour décider de l’action à entreprendre :

  1. Quarte critères pour décider de l’action à exécuter à un moment précis
  • Contexte
  • Disponibilité
  • Niveau d’énergie
  • Priorité
  1. Trois volets pour évaluer le travail quotidien
  • Exécuter des tâches prédéfinies
  • Exécuter les tâches qui se présentent au fur et à mesure de la journée
  • Définir votre travail
  1. Six paliers pour définir la vraie nature de votre travail
  • 50000 pieds et plus : Plan de vie
  • 40000 pieds : Projections sur trois à cinq ans
  • 30000 pieds : Objectifs sur un à deux ans
  • 20000 pieds : Responsabilités courantes
  • 10000 pieds : Projets en cours
  • Piste de décollage : Actions en cours

 

  • Chapitre 3 : Mettre en route des projets : les étapes de la planification de projet

Pour atteindre l’état de « l’esprit comme de l’eau », il faut compter sur ces éléments clés :

  1. Des résultats clairement définis, et des premières actions pour s’en approcher
  2. Des rappels (aide-mémoires) intégrés à un système fiable qui sera revu régulièrement

Ceci est l’approche horizontale, Une fois appliquée cela peut donner des résultat surprenant.

(L’approche horizontal suffit dans la plupart des cas. Mais parfois une approche plus ciblée et plus rigoureuse pour vos projets, trouver une solution ou valider une action, c’est alors a ce moment que l’approche verticale est nécessaire.

L’auteur préconise un mode de planification naturelle qui est tout simplement celle que nous utilisons au quotidien sans y penser et qui est selon lui la plus efficace. C’est celle que vous utiliserez par exemple pour organiser un anniversaire.

Projet qui est décomposée en une multitude d’actions simples qui doivent être fait dans un certain ordre et que vous faites sans y penser.

La planification naturelle se décompose en cinq étapes :

  1. Définir les raisons et les principes. Pourquoi faire cela ? Quel est le but recherché ?
  2. Se représenter les résultats.  Visualiser son objectif afin de pouvoir plus facilement se focaliser dessus et d’être motivé par son accomplissement.
  3. Faire du brainstorming. Une fois que l’on connaît le résultat que l’on veut atteindre et pourquoi on veut l’atteindre, il faut déterminer le « comment ». Pour cela faire un brainstorming.
  4. S’organiser. Une fois les idées et les actions trouvées, il faut les trier, leur donner un ordre d’importance et un ordre chronologique, mettre au point les détails.
  5. Déterminer les premières actions à exécuter. Cette règle que nous avons vue plus haut permet de ne plus avoir à se préoccuper des tâches à accomplir.

 

Deuxième partie : Les pratiques de productivité sans stress

 

  • Chapitre 4 : Préparatifs : temps, espace et outils

 

La mise en œuvre de toute méthode est une question d’astuces.

Par exemple, si vous avez emmené chez vous des dossiers que vous devez absolument rapporter au bureau le lendemain, vous les placez avant de vous coucher devant la porte d’entrée, (pas besoin d’étude, pas besoin d’organisation) avec cette astuce, vous ne pourrez pas oublier les dossiers, même si vous n’avez pas encore complètement émergé.

Le temps.

David Allen préconise deux journées pleines pour arriver à des résultat immédiat – ( pour collecter, prendre la décision, intégrer dans votre système )

L’espace

  • Un espace de travail chez vous (Très important qu’il soit que pour vous).
  • Un espace Mobile (Un système que vous avez toujours sur vous).

Les outils

L’essentiels

  • Min 3 corbeille à papier
  • Rame de papier format lettre
  • Stylo et crayon
  • Post-it de 76 mm de largeur
  • Trombones
  • Pince-notes
  • Agrafeuse et agrafes
  • Ruban adhésif
  • Elastiques
  • Etiqueteuse automatique
  • Chemises de classement
  • Agenda
  • Poubelle/ bacs de recyclage

Un bon système de classements :

Un seul système pratique et facile à retrouver c’est par ordre alphabétique.

Donc dans ce chapitre de nombreuses astuces relatives à la gestion du temps et de l’espace. Il convient en particulier de ne pas prendre son bureau pour une boîte d’entrée – comme c’est trop souvent le cas avec des bureaux qui disparaissent presque sous les monceaux de documents – et d’aménager de manière efficace et pertinente son espace de travail.

  • Chapitre 5 : La collecte : regroupez vos affaires en suspens

  • Chapitre 6 : Le traitement : vider votre boîte d’entrée

  • Chapitre 7 : L’organisation : établir les bonnes catégories

  • Chapitre 8 : L’examen : garantir la bonne marche du système

  • Chapitre 9 : L’action : faire les bons choix

  • Chapitre 10 : La planification verticale des projets

Dans ces six chapitres, David Allen revient en détails sur les cinq étapes du chapitre 2 et sur l’approche verticale. Juste qu’il détaille vraiment en profondeur chaque étape en proposant de nombreux outils et méthodes pour l’intégrer plus facilement.

Troisième partie : Les principes fondamentaux et leur impact

 

  • Chapitre 11 : L’impact des pratiques de collecte

la méthode GTD vous permettra de vous libérer l’esprit et renforcer votre concentration, mais aura aussi de nombreuses répercussions positives sur le long terme..

Si les personnes qui vous entourent constatent que vous réussissez systématiquement et efficacement, elles vous accorderont une confiance toute particulière. Améliorer votre efficacité améliorera donc également la qualité de vos relations personnelles et professionnelles.

Les bienfaits personnels

Interrogez-vous sur les sentiments qu’on suscités en vous les activités de collecte et de traitement. Nous avons un sentiment de bien-être mais aussi de malaise. Le processus de collecte provoque souvent une certaine anxiété.

Pourquoi ? Comment ?

Quand vous comprendrez l’origine de vos sentiment négatifs, vous trouverez comme tout le monde, le moyen de vous en débarrasser.

L’origine des émotions négatives :

Elles naissent tout simplement du fais que vous ne respectez pas vos engagements

  • Comment éviter de rompe les engagements pris envers soi-même ? 3 solutions.

 

  1. Ne pas accepter l’accord
  2. Respecter l’accord
  3. Renégocier l’accord

 

 

  1. Ne pas accepter l’accord

Vous seriez bien plus heureux si vous étiez moins exigeant avec vous-même et moins débordé si vous ne vous imposiez pas autant d’obligations personnelles ou professionnelles.

  1. Respecter l’accord

Très simple, remplir ses engagements et de les classés comme affaires réglées.

  1. Renégocier l’accord

Vous pouvez voir ces engagements, les peser et soit leur donner suite immédiatement, soit les reporter.

GTD permet de colmater les trous des organisations et des équipes afin de mieux les diriger.

 

  • Chapitre 12 : L’impact de la décision sur la première action

« Quelle est la première action ? »

Quand elle devient fondamentale et systématique, cette question suscite un regain d’énergie et de productivité tant au niveau de l’individu qu’à celui des organisations.

Pour tout objectif que nous nous fixons, nous devons en arriver tôt ou tard à une décision sur la première action.

L’origine de la technique : c’est Dean Acheson qu’il là initié à David Allen

Quelle que soit la tâche, le projet à effectuer, l’idée à concrétiser, posez-vous toujours la question. Quelle est la première action à accomplir et définissez-la

 

Chapitre 13 : L’impact de la focalisation sur le résultat

Se concentrer pour aller plus vite

Il n’y a que deux problèmes dans la vie :

  1. Vous savez ce que vous voulez, mais vous ne savez pas comment l’obtenir
  2. Vous ne savez pas ce que vous voulez

Il n’y aurait alors que deux solutions :

  1. Concrétiser
  2. Imaginer

 

Visualiser le résultat que l’on souhaite obtenir de manière positive et se focaliser. Permet de rester motivé  et  permet concentrer ses efforts sur son objectif.

 

Getting Things Done – S’organiser pour réussir » :

GTD un livre qui explique un excellent système que j’utilise particulièrement.

 

Avez-vous déjà entendu parler de cette méthode, l’avez-vous déjà utilisé ?

Merci d'avoir lu cet article !

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4 Commentaires

  1. Michael de Notre Patrimoine

    Salut Smaine,

    J’avais déjà entendu parler de cette méthode.
    mais c’est toujours interessant d’avoir un compte rendu et un rappel de temps en temps.

    Merci

    Répondre
    1. smaine naaamoune (Auteur de l'article)

      merci de ton retours

      Répondre
    2. smaine naaamoune (Auteur de l'article)

      merci a toi

      Répondre
  2. Gaelle

    Bonjour Smaine,
    Merci pour le partage ! C’est un article très intéressant. L’idée de « désencombrer » son esprit de toutes les pensées inutiles est intéressante et véridique, quand j’y pense.

    Répondre

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